#92 ✏️ Escribir más y mejor
Aprendizajes de Amazon y tinta china
En un mundo cada vez más asíncrono y con menos tiempo para digerir todas las ideas de nuestro alrededor, escribir más y mejor es una habilidad cada vez más demandada.
Escribimos para que nos lean los demás: para presentar una idea o una iniciativa, para dar visibilidad de un problema, para aportar soluciones, para compartir un análisis, para enviar contexto y tareas…
Pero sobre todo escribimos para nosotros mismos: para aclarar pensamientos, para entrenarnos antes de presentar algo, para entender mejor un problema o para predecir el futuro.
Novelas y ficción a parte, que eso es otro arte, quiero ayudarte a pensar en algunos rasgos que no pueden faltar en tu próximo documento de trabajo.
Esta edición de Hola Mundo Tech está patrocinada por Product Hackers.
A partir de enero de 2024 estaré como profesor en el nuevo Máster de Gestión de Marketplaces de Product Hackers: cómo crear una estrategia en un marketplace B2B y cómo llevarla a cabo y cómo navegar por el ecosistema Alibaba.
¡Me dicen que quedan pocas plazas! (de hecho creo que se han acabado, pero por si acaso lo recuerdo, por aquello del FOMO).
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1. Antes de empezar
¿Por qué estamos aquí? Antes de escribir conviene pensar en qué quiero decir y a quién me estoy dirigiendo.
Antes de poner tu lápiz en el papel o tus manos en el teclado, es importante pensar en lo que quieres decir. Algunas personas cometen el error de comenzar a escribir sin pensar primero en lo que quieren comunicar. Esto hace que la escritura sea menos organizada y pueda volverse confusa. Pregúntate a ti mismo: ¿Qué debería saber o pensar la persona que lea este email, este paper o este otro informe? Si la respuesta no es clara de inmediato, significa que te estás precipitando. Es mejor dar un paso atrás y dedicar un poco más tiempo para aclarar la mente.
2. El resumen del resumen
Voy a empezar por el final, es decir, por lo que deberías escribir sólo una vez hayas terminado tu texto.
Es un verdadero ejercicio de pensamiento crítico y precisión en el lenguaje.
Aunque vaya a encabezar el texto, las conclusiones que se destilan de éste no se extraen correctamente sino antes de haber pasado por todas las etapas anteriores.
Es importante expresar tu idea principal desde el principio. Porque al presentar tu idea principal de manera clara al principio, ahorras tiempo al lector y haces que tu argumento sea más fuerte antes de entrar en detalles. Cuando escribas informes más largos, puedes resumir el problema y la solución propuesta en no más de 150 palabras en la primera página. Trasladar al papel los 2-3 titulares que resumen la esencia del escrito es la parte más complicada pero también la más efectiva. Estas palabras deberían resonar en las cabezas de los lectores durante toda la lectura, y más allá de ella.
3. Anticípate a las preguntas
¿Sabes lo que son las FAQ? Esas “preguntas frecuentes” que solemos encontrar en muchas webs. Esto mismo es lo que deberías trasladar al final de tu texto. Este ejercicio de Q&A (questions and answers) también es muy productivo cuando estás preparando una reunión (tanto interna como con cliente), ya que ayuda a ponerse en la piel del otro: ¿Que querrá el cliente Z saber? ¿Qué intenta conseguir realmente doña X? ¿Qué preguntas me van a hacer y por qué?
Dos maneras de identificar qué preguntas frecuentes hacer:
Escribe aquellas preguntas que te harías a tí mismo si sólo lees tu propio resumen del texto
Aquellas que has ido recopilando de terceras personas, a medida que has ido validando tu texto o pidiendo feedback
Hacerse las buenas preguntas siempre es lo más importante, es un buen y humilde ejercicio de empatía.
4. Un dato vale más que mil palabras
En un apartado más de forma que de fondo, está el estilo de escritura.
Repasa tu texto con ojos críticos y asegúrate de que cada palabra contribuya a tu punto principal. Elimina cualquier palabra o frase innecesaria. No uses tres palabras cuando una es suficiente. Por ejemplo, escribe “indica” en lugar de “es un indicador de”. También es útil eliminar preposiciones innecesarias o usar contracciones en el caso del inglés (I’m es mejor que I am). Si tu escritura se vuelve demasiado larga y complicada, los lectores desconectan.
A veces, en el mundo de los negocios, se utilizan palabras y siglas que pueden ser difíciles de entender. Es importante evitar usar demasiadas de estas palabras porque pueden hacer que tu escritura sea confusa. Elige palabras que sean claras y fáciles de entender. No creas que usar palabras largas y complicadas te hace sonar inteligente; lo importante es que tu mensaje sea claro.
5. Esos ojos frescos
Ponte en el lugar de la persona que va a leerte. ¿Tu mensaje es claro y está bien organizado? ¿Las frases son sencillas y concisas? Leer en voz alta también puede ayudar a detectar errores. No tengas miedo de pedir a un amigo o compañero que revise tu trabajo. Escuchar es de sabios, y llevar consejos a la práctica, de sabios valientes.
6. ¿Qué puede salir mal?
Un buen informe o un buen plan de proyecto siempre tiene identificados, al menos, los riesgos. Ese “esto puede salir mal por A, por B o por C”.
¿Cuáles son tus planes de contingencia? ¿Cómo los vas a evitar? Aquí no hemos venido a quejarnos y ya. Hemos venido a llorar, pero con una recomendación, con una sugerencia de cómo cambiar las cosas.
Esto no va de “tengo un problema”. Esto va de “quiero darte visibilidad sobre un problema y he pensado que estas 3 soluciones pueden encajar, ¿qué opinas?”.
7. Practica, practica, practica
La escritura es una habilidad que mejora con la práctica. Lee material bien escrito todos los días y presta atención a cómo se usan las palabras y cómo se estructuran las frases. También puedes invertir en una guía de estilo y gramática para tener como referencia. Lo más importante es dedicar tiempo a editar y revisar. La práctica constante te ayudará a convertirte en un gran escritor (que no novelista).
8. Backwards Press Release
Bonus track con algo muy Amazonian que aprendí en la empresa donde más y mejor me enseñaron a escribir (por cierto encontré este hilo que recopilar algunos otros consejos, muy bien escrito).
Si el día 45 tengo que estar en este punto, ¿qué debería pasar el día 44?
La técnica de "Backwards Press Release" es un ejemplo de cómo Amazon se enfoca en el cliente y se esfuerza por ser innovadora. En lugar de comenzar con reuniones tradicionales de ideas o desarrollo de productos, comienza imaginando el resultado final: un comunicado de prensa hipotético que anuncia el lanzamiento exitoso de un producto o servicio. Este enfoque único hace que los equipos piensen desde la perspectiva del cliente y trabajen hacia atrás (backwards) para definir los pasos necesarios para lograr ese resultado deseado.
La técnica de "Backwards Press Release" puede ser efectiva porque cambia el enfoque de los procesos internos a la experiencia final del cliente. Al redactar primero el comunicado de prensa, te aseguras de que los equipos alineen sus esfuerzos con el objetivo final.
Además, esta técnica fomenta la claridad y la precisión en el desarrollo del proyecto en cuestión. Los equipos se ven forzados a simplificar ideas complejas en narrativas simples y convincentes, explicando claramente el problema que se está resolviendo y la propuesta de valor única. El ejercicio ayuda a los equipos a priorizar las características más importantes y definir las métricas clave para el éxito.
¿Qué has entendido de lo que has leído? Si has llegado hasta aquí, te mereces este vídeo.