#49 🐽 Por qué tus reuniones apestan
Mejorando la productividad de tus meetings y reglas doradas de CEOs que saben lo que hacen
Asumámoslo: no te molan nada las reuniones.
Un directivo pasa cerca de 20h a la semana en reuniones. El 90% de los asistentes a un meeting miran el móvil o piensan en otras cosas, y un 73% admiten que directamente realizan otras tareas mientras están reunidos (especialmente online).
Asumámoslo: podrías ser tú.
¿Qué pinta tiene una buena reunión?
¿Qué puedes hacer para mejorar las tuyas?
Pero antes: os quiero hablar de una app de movilidad que cada vez uso más: Free Now 🚗
Al principio era sólo para reservar taxis, pero ahora tienen además coches compartidos (yo es lo que más uso), patinetes, bicis y motos eléctricas (las de Cooltra).
📲 Si aún no lo has probado, han creado el código holamundotech con 5€ de descuento para nuevos usuarios. With love. From me. To you.
No todas las reuniones son iguales porque no todos los objetivos son los mismos, pero por simplificar tenemos:
Reuniones internas de 1-1: conversaciones con tu jefa, con peers, con cualquier persona de la organización
Reuniones internas de equipo: reuniones de seguimiento de algún proyecto, de presentación de alguna idea o de alineamiento sobre algún tema en concreto (por ejemplo, presentación de resultados o un gabinete de crisis)
Reuniones externas con clientes: presentación de algún producto o servicio, búsqueda de nuevas oportunidades de negocio, etc.
Ok, ahora pongamos el siguiente caso: tú quieres montar una reunión. Da igual el tipo de reunión de las que hemos visto antes.
¿Qué pasos seguirías antes, durante y después para asegurar que logras una reunión que de verdad sirve para algo?
Antes de empezar
‘A meeting is a collection of people who make decisions that none of them would be stupid enough to make individually’.
Cita de cualquier personalidad histórica o artística que se te ocurra.
🎯 Objetivos
Dedicar unos minutos a pensar en lo que quieres conseguir te va a ahorrar mucho trabajo en el proceso. A tí y al resto. Es más, ¿necesitas realmente una reunión para conseguirlo?
Si quieres una reunión con tu manager sobre tu carrera dentro de la compañía, ¿qué temas vas a querer tocar -responsabilidad, salario, movimiento a otro equipo-?
Si vas a exponer una nueva idea a tu equipo, ¿tienen ya algo de contexto? ¿cómo te imaginas que te pueden ayudar? ¿Qué no les va a gustar y por qué?
Si vas a venderle algo a alguien, ¿qué dudas pueden tener sobre tu producto? ¿Cómo de preparado estás para contestarle? Si te lo compra, ¿qué ocurre después?
🍕 Audiencia: Two-Pizza Rule
Jeff Bezos decía que para que una reunión sea efectiva debería tener las personas suficientes como para poder acabarse dos pizzas familiares. La idea de la “Two-Pizza Rule” realmente viene de un científico de Harvard, J. Richard Hackman, quien propone de 4 a 6 personas para una reunión interna, y no más de 10 para una reunión externa (con un cliente, por ejemplo). Aunque los que hemos trabajado con China sabemos que ese número se queda corto.
Piensa en quién puede ayudarte a cumplir tu objetivo e invítale/a a tu fiesta: quién puede aportar (o bien por tener buenas ideas, o bien porque es experto/a en el área de lo que vas a hablar) y quién puede tomar decisiones. Si es con un cliente y sabes que van a acudir personas de distinto rango, trata de hacer match con los homólogos de tu organización.
🏎️ Anticípate: agenda, materiales y QA
Como diría el maextro, lo que prima es el contexto.
Si me invitan a una reunión sin más explicación (una agenda, algún documento o resumen que leer), no voy. Y tú tampoco deberías.
No tienes por qué ser elaborado, en la propia descripción del calendario es suficiente. Y un Word adjunto con las ideas y el contexto, también.
Tanto si es interna como si es como un cliente, una muy buena práctica es crearte un documento QA (preguntas y respuestas) con preguntas que creas que puedan surgir y tus posibles respuestas. No es para compartir, es para tus ojos.
Durante la reunión
⏳ Gestión del tiempo
Tú llevas la reunión, eres el maestro de ceremonias. Por eso tienes que tener un ojo puesto en el segundero. Ya sabes cuántos temas se van a hablar, así que puedes calcularlo, tanto si se trata de un meeting de 30 minutos o de 1h.
Nunca es demasiado tiempo dedicar el principio de la reunión al contexto, sobre todo si nadie ha tenido tiempo de mirarse tus materiales. Saber por qué estamos hoy aquí.
Dedica los últimos 5 a 10 minutos a sacar conclusiones y alinear próximos pasos con los asistentes: quién tiene que hacer qué y para cuándo.
Si tienes a alguien en el equipo que pueda hacerlo, pídele ayuda para controlar el cronómetro.
✍️ Notas
¿Sabes ese tipo que va apuntando cualquier palabra que se dice en los juicios de las películas? No te digo que hagas lo mismo, pero si no tienes a nadie que tome notas, vete anotando la minuta en formato de puntos clave. También es útil grabar reuniones online, especialmente formaciones.
Después de la reunión
Tómate unos minutos (si no empalmas justo después con otra) para pensar en el comportamiento de los asistentes, la dinámica de la conversación y el contenido que se tocó. Pregúntate: ¿Estaban distraídos? ¿Hubo conversaciones paralelas? Piensa si alguien monopolizó la conversación. ¿Eras tú? ¿Una o dos personas más? ¿La discusión se desvió hacia temas irrelevantes? ¿Todas las opiniones e ideas que se expresaron fueron bastante similares? Si respondes afirmativamente a algunas o todas estas preguntas, es que algo no ha salido del todo bien.
🛤️ Minutas y trackers
Si no está por escrito, no ha ocurrido.
Si ha habido un compromiso de próximos pasos y se han denominado responsables, recuérdalo en unas minutas (preferiblemente dentro del mismo día).
Si hay varias áreas de trabajo involucradas, es preferible compartir trabajar sobre algún programa de gestión de tareas o sencillamente un Excel como este para revisar el progreso en la próxima reunión:
